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FAQ – Häufig gestellte Fragen zum erweiterten Test

Auf dieser Seite finden Sie eine Sammlung häufig gestellter Fragen, die in der Vorbereitung und während der erweiterten Testphase aufgekommen sind. Diese Seite wird regelmäßig aktualisiert und erweitert und die hier aufgeführten Fragen sind nach verschiedenen Themenbereichen sortiert. Sollten Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns gern unter info-deepgreen@zib.de

Erwartungen, Aufwand und Kosten

Was konkret ist zu erwarten? Wie hoch ist der Aufwand für die einzelne Bibliothek in der Vorbereitung und während des Tests?
Nachdem Sie Ihre Institution für den erweiterten Test registriert haben, wird für diese Einrichtung ein DeepGreen-Konto angelegt. Die Kontozugänge zu Ihrem Institutionskonto bekommen Sie anschließend umgehend zugeschickt. Um möglichst viele Zuordnungen durch die Datendrehscheibe zu bekommen, sollte Ihre Institution eine Affiliationsdatei konfigurieren, die möglichst viele Namensvariationen Ihrer Institution enthält. Technisch müsste sich Ihre Institution überlegen, welche der Schnittstellen Sie verwenden möchten. Falls Ihr Repositorium eine SWORD-Schnittstelle besitzt und Sie diese nutzen möchten, dann werden die zugeordneten Artikeldaten direkt in das Repositorium eingespeist und warten dann dort auf die Freischaltung. Die Anbindung der SWORD-Schnittstelle müsste mit unserem DeepGreen Entwickler separat abgesprochen werden, da es je nach Repositoriensoftware Unterschiede in der Anbindung gibt. Die Abfrage der Artikeldaten über die Web-API oder über OAI-PMH kann Ihre Institution für sich einrichten und es ist keine separate Absprache mit unserem Entwickler nötig. Als dritte Möglichkeit besteht noch die manuelle Abfrage der Artikeldaten. Wurden Ihrer Institution Artikeldaten zugestellt, muss vor der Veröffentlichung in Ihrem Repositorium geprüft werden, ob Ihre Institution auch wirklich berechtigt ist, diese Artikel zu veröffentlichen.

Welche Kosten kommen nach der erweiterten Testphase auf uns zu?
Während der erweiterten Testphase entstehen Ihrer Institution keine Kosten. Der Produktivbetrieb wird sich höchstwahrscheinlich nicht nahtlos an die erweiterte Testphase anschließen und ist erst nach dem Abschluss der zweiten Förderphase (nach Juli 2020) geplant. Momentan wird an einem Betriebs- und Finanzierungsmodell gearbeitet, sodass es aktuell noch keine Informationen zur Höhe der Kosten während des Produktivbetriebs gibt

Rechtliches und Lizenzen

Wir nehmen im Moment nur an den National- und nicht an den Allianz-Lizenzen teil. Ist eine Teilnahme trotzdem möglich?
DeepGreen verteilt Artikeldaten auf der rechtlichen Grundlage der Allianz- und Nationallizenzen, sowie goldene Open-Access-Artikel.

Muss für die Veröffentlichung auf unserem Repositorium eine Einverständniserklärung des Autors oder der Autorin eingeholt werden?
Die Open-Access-Komponente der Allianz-Lizenzen erlaubt einer Institution als Vertreter der AutorInnen zu fungieren. Trotzdem sollte das mit den AutorInnen geklärt werden. Von DeepGreen wird die Einholung der Einverständniserklärung nicht übernommen.

Anmeldung zum erweiterten Test

Wo finde ich den Haftungsausschluss und warum muss ich diesen unterschreiben?
Den Haftungsausschluss finden Sie zum einen im Anhang des E-Mail-Anschreibens, das wir Ihrer Institution geschickt haben und zum anderen können Sie den Haftungsausschluss direkt auf der Startseite der Umfrage herunterladen. Für die Teilnahme an DeepGreen ist es Voraussetzung, dass Ihre Institution den Haftungsausschluss unterschrieben an uns zurücksendet. Bei der Verteilung der Artikeldaten kann nicht versichert werden, dass das Matching immer 100% klappt. Aus diesem Grund kann DeepGreen keine Verantwortung gegenüber den Verlagen dafür übernehmen, dass alle Artikel nur in berechtigten Repositorien veröffentlicht werden. Jede Institution ist selbst dafür verantwortlich zu prüfen, ob sie berechtigt ist, die zugeordnete Artikeldaten im Repositorium zu veröffentlichen.

Wo kann ich den unterschriebenen und gescannten Haftungsausschluss hochladen?
Der unterschriebene und gescannte Haftungsausschluss kann entweder über die Uploadfunktion in der letzten Frage der Umfrage hochgeladen oder direkt per E-Mail an info-deepgreen@zib.de geschickt werden.

Kann ich das ausgefüllte Onlineformular am Ende ausdrucken?
Ja, das ist möglich. 

Ich habe eine Angabe vergessen, muss ich das Onlineforumlar jetzt noch einmal ausfüllen?
Nein, Sie müssen das Formular nicht noch einmal ausfüllen. Schicken Sie die fehlende Information einfach an info-deepgreen@zib.de

Benötigen Sie den Haftungsausschluss im Original?
Nein, den Haftungsausschluss benötigen wir nicht im Original. Es reicht, wenn Sie uns einen Scan des unterschriebenen Haftungsausschlusses zusenden.

Was ist mit der EZB-Kennung gemeint und wie kann ich diese in Erfahrung bringen?
Mit der Teilnahme an der EZB bekommen Sie eine Kennung zur Verfügung gestellt. Diese finden Sie in Ihrem Admin-Bereich unter BibID.

DeepGreen-Kontozugänge

Die Anmeldedaten für mein DeepGreen-Konto funktionieren nicht mehr. Was muss ich jetzt tun?
Sollten Sie sich mit Ihrem DeepGreen-Kontozugang nicht mehr einloggen können, dann schreiben Sie einfach eine Nachricht an info-deepgreen@zib.de. Wir kümmern uns schnellstmöglich darum.

Ich habe mich bei der Vergabe eines neuen Passwortes vertippt und kann mich nun nicht mehr einloggen.
Kein Problem. Wenden Sie sich einfach an die E-Mailadresse info-deepgreen@zib.de .

Kann ich meine Arbeits-E-Mailadresse als Login vergeben?
Bitte tragen Sie keine personenbezogenen E-Mailadressen in dem DeepGreen-Konto Ihrer Institution ein, da wir keine personenbezogenen Daten in dem DeepGreen-Router speichern dürfen und wollen.

Unsere Institution hat zwei Sigel. Können wir beide eingeben?
Sie können beide Sigel durch ein Komma separiert in dem entsprechenden Feld angeben.

Wird die E-Mailadresse nur für das Login benutzt oder auch für Benachrichtigungen von DeepGreen?
Die E-Mailadresse wird nur für das Login genutzt. Für Nachrichten während der Testphase werden die E-Mailadressen der organisatorischen und technischen AnsprechpartnerInnen genutzt, die im Anmeldeformular angegeben wurden. Bitte geben Sie keine personenbezogenen E-Mailadressen für das Login an.

Sollte die E-Mailadresse geändert werden?
Das bleibt Ihnen überlassen. Eine Änderung der E-Mailadresse ist nicht notwendig. Wenn Sie möchten, können Sie eine neue E-Mailadresse vergeben. Wir bitten Sie allerdings, keine personenbezogenen Adressen zu verwenden.

Affiliationsdatei

Bei dem Versuch meine bearbeitete Affiliationsdatei in das DeepGreen-Konto zu laden erscheint immer wieder folgende Fehlermeldung: „Sorry, there was an exception detected while your config upload was processed. Please try again.“. Was soll ich jetzt tun?
Diese Fehlermeldung kann verschiedene Ursachen haben. Möglicherweise könnte es sein, dass Ihre Datei nicht in UTF-8 Codiert ist. Ein weiterer beliebter Fehler ist, dass möglicherweise nicht in jeder Zeile genau 5 Kommata vorhanden sind. Bitte beachten Sie außerdem, dass wenn Sie eine Namensvariation angeben wollen, die selbst ein Komma enthält (Bspw: Humboldt-Universität, Berlin), dann setzen Sie diese bitte in „“.

Wie codiere ich eine Datei in UTF8?
Das hängt davon ab, welches Programm Sie benutzen.
Libre Office: Bei Libre Office können Sie zum einen direkt beim Öffnen in dem Textimport festen den Zeichensatz „Unicode (UTF-8)“ auswählen. Beim Speichern haben Sie dann zusätzlich die Möglichkeit in UTF-8 abzuspeichern, indem Sie das Häckchen bei „Filtereinstellung bearbeiten“ anklicken bevor Sie auf „Speichern“ drücken. In dem separaten Fenster können Sie dann anschließend bei Zeichensatz „Unicode (UTF-8)“ auswählen.
MS Excel: Bei Excel können Sie in dem Speicherfenster unter „Tools“ neben dem „Speichern“-Button das Fenster „Weboptionen“ öffnen. Dort könne Sie anschließend unter dem Reiter „Codierung“ auswählen, dass Sie das Dokument als „Unicode (UTF-8)“ abspeichern wollen. 
Editor: Wenn Sie einen Editor für die Bearbeitung nutzen, können Sie beim Abspeichern neben dem „Speichern“-Button die Codierung „UTF-8“ auswählen.
Bitte achten Sie darauf, bei allen Programmen UTF-8 ohne BOM auszuwählen!

Kann ich eine Namensvariation angeben, die ein Komma enthält?
Ja, diese Namensvaration müssten Sie allerdings in „“ setzen. Beispielsweise „Humboldt-Universität, Berlin“

Darf ich die erste Zeile der Affiliationsdatei ändern?
Bitte nehmen Sie keine Änderungen an der ersten Zeile der Affiliationsdatei vor. Diese ist für die Einleseroutine wichtig.

Kann ich für das Erstellen meiner Affiliationsdatei „Web of Science“ nutzen?
Ja, Sie können gern die Namensansetzungen aus dem Web of Science für Ihre Affiliationsdatei nutzen.

Wird bei den Namensvariationen in der Affiliationsdatei Groß- und Kleinschreibung unterschieden?
Groß- und Kleinschreibung muss nicht beachtet werden.

Sollen nur Namensvariationen der Haupteinrichtung oder auch Unterstrukturen, beispielsweise die Namen verschiedener Fakultäten mit aufgenommen werden?
Die Einträge müssen eindeutig zuzuordnen sein. Beispielsweise reicht es nicht aus, nur Philosophische Fakultät zu schreiben, da es diese an sehr vielen Einrichtungen gibt. In so einem Fall müsste entweder der Ort oder Haupteinrichtung dazu.

Sind die Einträge in der ersten Spalte unabhängig von den Einträgen in der zweiten Spalte?
Ja, die Spalten sind unabhängig voneinander. Es können also beispielsweise Namensvarianten und E-Mail-Domains nebeneinander stehen, ohne das diese zueinander in Verbindung gesetzt werden.

Es werden zwei Möglichkeiten für das Abliefern der Affiliationsdatei geboten. Entweder man läd eine lokal gespeicherte Datei in das DeepGreen-Konto hoch oder man gibt eine URL an, unter der die CSV-Datei zu finden ist. Empfehlen Sie eine der beiden Varianten?
Für den Matching-Prozess ist es egal welche der beiden Varianten Sie wählen. Falls Sie beiden nutzen ist wichtig, dass beide CSV-Dateien den gleichen Inhalt haben.

Müssen alle Spalten der Affiliationsdatei gefüllt werden?
Die Affiliationsdatei enthält einige Spalten die für institutionelle Repositorien nicht relevant sind. Die Spalten „Dummy1“ und „Dummy2“ sind Platzhalten für den Fall das im späteren Betrieb Informationen hinzukommen die für das Matching relevant sein können, beispielsweise Institutionelle ID’s und die Spalte „Keywords“ wird ebenfalls später interessant, wenn Fachrepositorien eingebunden werden können.

Könnte man als „Keywords“ theoretisch Autorennamen eingeben?
Das funktioniert nicht, da die Keywords erst zu einem späteren Zeitpunkt mit Keywords in Artikelmetadaten verglichen werden. Mit Hinweis auf die DSGVO bitten wir Sie außerdem von dem Angeben personenbezogener Daten in der Affiliationsdatei abzusehen.

Gibt es für die Erstellung der Affiliationsdatei eine genaue Anleitung?
Informationen und Hilfestellung finden Sie zum einen in den Webinaraufzeichnungen, die Sie als teilnehmende Institution zur Verfügung gestellt bekommen haben. Außerdem finden Sie Informationen in dem Screencast „Benutzung aus Sicht der wissenschaftlichen Einrichtung“ auf unserer Projektwebseite https://deepgreen.kobv.de/de/deepgreen/screencasts/

Kann man mit Platzhaltern oder Wildcards arbeiten?
Die Verwendung von Platzhaltern, Wildcards oder Booleschen Operatoren generell, ist in der Affiliationsdatei leider nicht möglich.

Ist die Verwendung von regulären Ausdrücken in der Affiliationsdatei möglich?
Nein, das ist leider nicht möglich.

Kann die bereits vorhandene Affiliationsdatei als Vorlage genutzt werden?
Die Affiliationsdatei, die sich bereits in Ihrem Konto befindet, stellt eine gute Vorlage dar. Für ein optimaleres Ergebnis empfehlen wir, diese Datei zu ergänzen.

Werden die Affiliationsangaben als ganzer String gematcht oder als Teilstring?
Die Affiliationsangaben werden als ganzer String gematcht. Das bedeutet, dass jede Namensvariation im ganzen für den Abgleich genutzt wird und nicht nur Teile davon. Mittlerweile wurde der Matching-Mechanismus in DeepGreen so angepasst, dass die Namensvariationen in der Affiliationsdatei nicht mehr Teil eines Wortes in der Affiliationsangabe in den Artikelmetadaten sein dürfen.

Können in der Affiliationsdatei Wörter negiert werden?
Nein, das ist leider nicht möglich.



Kann ich eine Namensvariation angeben, die ein Komma enthält?
Ja, diese Namensvaration müssten Sie allerdings in „“ setzen. Beispielsweise „Humboldt-Universität, Berlin“

Darf ich die erste Zeile der Affiliationsdatei ändern?
Bitte nehmen Sie keine Änderungen an der ersten Zeile der Affiliationsdatei vor. Diese ist für die Einleseroutine wichtig.

Kann ich für das Erstellen meiner Affiliationsdatei „Web of Science“ nutzen?
Ja, Sie können gern die Namensansetzungen aus dem Web of Science für Ihre Affiliationsdatei nutzen.

Wird bei den Namensvariationen in der Affiliationsdatei Groß- und Kleinschreibung unterschieden?
Groß- und Kleinschreibung muss nicht beachtet werden.

Sollen nur Namensvariationen der Haupteinrichtung oder auch Unterstrukturen, beispielsweise die Namen verschiedener Fakultäten mit aufgenommen werden?
Die Einträge müssen eindeutig zuzuordnen sein. Beispielsweise reicht es nicht aus, nur Philosophische Fakultät zu schreiben, da es diese an sehr vielen Einrichtungen gibt. In so einem Fall müsste entweder der Ort oder Haupteinrichtung dazu.

Sind die Einträge in der ersten Spalte unabhängig von den Einträgen in der zweiten Spalte?
Ja, die Spalten sind unabhängig voneinander. Es können also beispielsweise Namensvarianten und E-Mail-Domains nebeneinander stehen, ohne das diese zueinander in Verbindung gesetzt werden.

Es werden zwei Möglichkeiten für das Abliefern der Affiliationsdatei geboten. Entweder man läd eine lokal gespeicherte Datei in das DeepGreen-Konto hoch oder man gibt eine URL an, unter der die CSV-Datei zu finden ist. Empfehlen Sie eine der beiden Varianten?
Für den Matching-Prozess ist es egal welche der beiden Varianten Sie wählen. Falls Sie beiden nutzen ist wichtig, dass beide CSV-Dateien den gleichen Inhalt haben.

Müssen alle Spalten der Affiliationsdatei gefüllt werden?
Die Affiliationsdatei enthält einige Spalten die für institutionelle Repositorien nicht relevant sind. Die Spalten „Dummy1“ und „Dummy2“ sind Platzhalten für den Fall das im späteren Betrieb Informationen hinzukommen die für das Matching relevant sein können, beispielsweise Institutionelle ID’s und die Spalte „Keywords“ wird ebenfalls später interessant, wenn Fachrepositorien eingebunden werden können.

Könnte man als „Keywords“ theoretisch Autorennamen eingeben?
Das funktioniert nicht, da die Keywords erst zu einem späteren Zeitpunkt mit Keywords in Artikelmetadaten verglichen werden. Mit Hinweis auf die DSGVO bitten wir Sie außerdem von dem Angeben personenbezogener Daten in der Affiliationsdatei abzusehen.

Gibt es für die Erstellung der Affiliationsdatei eine genaue Anleitung?
Informationen und Hilfestellung finden Sie zum einen in den Webinaraufzeichnungen, die Sie als teilnehmende Institution zur Verfügung gestellt bekommen haben. Außerdem finden Sie Informationen in dem Screencast „Benutzung aus Sicht der wissenschaftlichen Einrichtung“ auf unserer Projektwebseite https://deepgreen.kobv.de/de/deepgreen/screencasts/

Kann man mit Platzhaltern oder Wildcards arbeiten?
Die Verwendung von Platzhaltern, Wildcards oder Booleschen Operatoren generell, ist in der Affiliationsdatei leider nicht möglich.

Ist die Verwendung von regulären Ausdrücken in der Affiliationsdatei möglich?
Nein, das ist leider nicht möglich.

Kann die bereits vorhandene Affiliationsdatei als Vorlage genutzt werden?
Die Affiliationsdatei, die sich bereits in Ihrem Konto befindet, stellt eine gute Vorlage dar. Für ein optimaleres Ergebnis empfehlen wir, diese Datei zu ergänzen.

Werden die Affiliationsangaben als ganzer String gematcht oder als Teilstring?
Die Affiliationsangaben werden als ganzer String gematcht. Das bedeutet, dass jede Namensvariation im ganzen für den Abgleich genutzt wird und nicht nur Teile davon. Mittlerweile wurde der Matching-Mechanismus in DeepGreen so angepasst, dass die Namensvariationen in der Affiliationsdatei nicht mehr Teil eines Wortes in der Affiliationsangabe in den Artikelmetadaten sein dürfen.

Können in der Affiliationsdatei Wörter negiert werden?
Nein, das ist leider nicht möglich.